4 программы must have для работы с информацией

Каждого из нас жизнь периодически «ставит на паузу» – когда мы оказываемся в роли пассажира, ждем своей очереди в аэропортах, приемных, на пересадочных станциях и др. Продуктивных людей отличает умение заполнять паузы полезными действиями. Например, работой с информацией. У меня тоже есть несколько решений для подобных случаев. Однако всегда жалел, что в такие моменты не могу лишний раз открыть, проанализировать, подредактировать на смартфоне древовидные текстовые файлы и ментальные карты, над которыми работал на компьютере.

И недавно – нашел решение, которым хочу поделиться с вами. Эта техника работы с информацией в первую очередь подойдет пользователям компьютеров на Windows и смартфонов на Android. Остальные – могут поискать аналоги для операционных систем на своих устройствах.

Почему важен «бесшовный» обмен данными между устройствами

Чем бы вы ни занимались – вы так или иначе собираете и анализируете факты в своей сфере деятельности, чтобы превращать их в решения, идеи, прогнозы, проекты, знания и др. И я не раз вам советовал добавить к вашему персональному набору инструментов связку: древовидный текстовый редактор (не Evernote, нет!) + программа построения ментальных и концепт-карт (это разные типы карт, к слову). Такая пара – идеальная компьютерная замена бумажной картотеке, пробковой доске, стикерам и флипчарту, которые десятилетиями помогали и продолжают помогать людям решать сложные интеллектуальные задачи.

Но всегда оставались две проблемы. И обе – мы сейчас решим!

Первая проблема. Предположим, вы долго обдумывали факты, связанные с определенной практической задачей. Как я уже не раз писал, это удобнее и практичнее делать в древовидном текстовом редакторе (или, как их называют на Западе, аутлайнере). На следующем этапе важно позволить мозгу взглянуть на проблему с другой точки зрения, по-новому ее визуализировать в программе-картопостроителе. К сожалению, обычно приходится заново, вручную перерисовывать в виде ментальной карты смысловую структуру, уже проработанную в древовидном текстовом редакторе.

Вот и моя любимая связка Windows-программ: KeyNote + xMind – не умеет обмениваться созданными древовидными структурами. Конечно, можно попытаться подобрать другие компьютерные программы. Например, популярная среди пользователей устройств Apple связка Scrivener + Scapple обеспечивает обмен данными – но только в одну сторону. К тому же как инструмент анализа она уступает связке KeyNote + xMind.

Впрочем, иногда даже полезно лишний раз перерисовать уже готовую логическую схему, переписать заново список задач и др. Мозг в такие моменты получает шанс взглянуть на старую проблему свежим взглядом, отбросить лишнее, вспомнить важное…

Увы, не всегда на это есть время, поэтому хочется иметь возможность переносить данные из программы в программу одним нажатием кнопки.

Вторая проблема. Как закончить на смартфоне работу с заметками и картами, которую вы начинали на компьютере? Существует немало смартфонных приложений и сервисов как для создания древовидных заметок, так и для рисования карт. Но их возможности экспорта/импорта файлов обычно плохо стыкуются с общедоступными решениями для ПК. И в данном случае я уже не могу воспользоваться своим же советом, озвученным двумя абзацами выше: «дать мозгу шанс взглянуть на старую проблему свежим взглядом». А на практике – вручную перерисовать на смартфоне карту, глядя на ее аналог на ПК. Или перенабрать на непослушной смартфонной клавиатуре целое «дерево» текстовых заметок.

Главное ограничение – небольшой экран смартфона. Да, на нем вполне удобно открывать, анализировать и редактировать уже подготовленные на ПК файлы. А вот вручную, с нуля воспроизвести достаточно большую карту или текстовый файл – проблематично. На это уйдет на смартфоне в несколько раз больше времени, чем на ПК. А ведь еще нужно вручную продублировать на разных устройствах изменения в одноименных файлах – и ничего не упустить! Не буду утверждать, что у меня на такой сизифов труд не хватало терпения. Я даже не пытался.

И вот – решение обеих проблем.

Информационный конвейер

Итак, вот набор из четырех приложений, который я рекомендую пользователям компьютеров на Windows и смартфонов на Android: TreePad Lite (древовидные заметки на ПК) + Halna Outliner free (древовидные заметки на смартфоне) + HalnaMind (ментальные карты на смартфоне) + xMind (ментальные карты на ПК).

Признаюсь, первое знакомство с Halna Outliner оказалось неудачным: это приложение не умело экспортировать/импортировать файлы на русском языке (изначально же меня заинтересовало, что оно обменивается файлами с древовидным текстовым редактором TreePad, популярным среди пользователей ПК).

Но чего-то лучшего среди других приложений я не нашел. В итоге решил обратиться с просьбой к разработчику Halna Outliner – хотя и знал по опыту общения с большими IT-компаниями, что дело это практически бесполезное. И – о чудо: разработчик Halna Outliner решил проблему буквально за несколько дней. И в последней версии этого приложения из Японии появилась поддержка русской кодировки символов. Скачивайте и пользуйтесь!

Но это только первый плюс, учитывая, что:
а) одним нажатием кнопки в Halna Outliner вы можете превратить созданное дерево заметок в ментальную карту, которая откроется в приложении HalnaMind;
б) отредактированную в HalnaMind карту вы можете экспортировать в формат популярной программы FreeMind – а затем открыть полученный файл на компьютере.

Важно, что формат FreeMind понимают и другие известные программы построения ментальных карт, в том числе – мой любимый xMind. 🙂

Таким образом, складывается следующий информационный конвейер, который наверняка многим пригодится в работе (если не целиком, то частями):

1. Вы накапливаете, структурируете и анализируете факты в TreePad Lite (для чего можете смело использовать методы, которыми я много раз делился применительно к программе KeyNote).

2. Полученное дерево заметок сохраняете на «облачном» сервисе, вроде Dropbox или «Яндекс.Диска».

3. В свободные минуты заходите со смартфона в «облако» и открываете файл TreePad в приложении Halna Outliner (для корректной поддержки русского языка в меню File–Import приложения Halna Outliner выберите File Type: TreePad (*.hjt) и Encode: windows-1251).

4. Отредактированный в Halna Outliner файл вы можете снова сохранить в «облаке» в формате TreePad, чтобы работу над ним можно было продолжить на компьютере (для корректной поддержки русского языка в меню File–Export приложения Halna Outliner снова выберите File Type: TreePad (*.hjt) и Encode: windows-1251).

5. Вы можете проводить столько итераций обмена данными между ПК и смартфоном, сколько понадобится для их вдумчивого осмысления. Возможность заполнять паузы в течение дня аналитической работой значительно ускоряет процесс.

6. Когда вы до такой степени отшлифуете смысловое дерево в древовидных текстовых редакторах (настольном и смартфонном), что его можно будет перенести для дальнейшей работы в картопостроитель – сделайте это нажатием «древовидной» кнопки Open with HalnaMind в верхнем меню приложения Halna Outliner.

7. Отредактировав карту HalnaMind, вы можете экспортировать ее в формат FreeMind (*.mm) и затем импортировать в компьютерную программу xMind, обладающую богатым выбором шаблонов карт разных типов: от обычных ментальных – до диаграммы Исикавы и матрицы SWOT-анализа (а, используя т.н. «плавающие разделы», вы даже можете рисовать в этой программе концепт-карты с многочисленными обратными связями).

8. Вы можете проводить столько итераций обмена ментальными картами между HalnaMind и xMind, сколько нужно для максимально продуктивной работы над проблемой.

9. Что не менее важно, конвейер может работать и в обратном направлении: от xMind – через HalnaMind и Halna Outliner – к TreePad. Фактически, это возможность с комфортом и эстетическим удовольствием разработать сложную структуру вашего проекта в первой программе – а затем перенести в последнюю, которую вы сможете гораздо быстрее и удобнее наполнить данными.

Тут я должен уточнить, что обмен данными из HalnaMind в Halna Outliner происходит без дополнительных усилий. А вот для передачи данных в противоположном направлении нужно выбрать в меню Halna Outliner пункт Extended Functions. А для включения Extended Functions, в свою очередь, требуется выйти в интернет – что сразу «оживляет» в приложении рекламный модуль. 🙂 К слову, в остальное время реклама не досаждает. А для полного ее отключения нужно заплатить за коммерческую версию программы, в которой Extended Functions включены по умолчанию, всего $3,68. Сравните сами эту сумму с приобретаемыми возможностями в работе.

В заключение добавлю, что разработчик приложений Halna по моей просьбе включил в свои планы поддержку метода концепт-карт и несколько других полезностей. И я уверен: так же внимательно он отнесется и к вашим потребностям и предложениям.

© Юрий Смирнов, Hypertext.by

P.S. Как улучшить информационную поддержку своих рабочих, самообразовательных, личных проектов? Как найти приложения, «заточенные» именно под ваши задачи? Как навести порядок в файлах, чтобы каждый находился «на расстоянии вытянутой руки»? Приходите к нам на курс «Порядок на компьютере»! Все, что мы там объясняем и подсказываем, вы тут же при нашей поддержке внедряете на своих цифровых устройствах.