«На нашем предприятии есть корпоративный портал с производственными инструкциями. Которые, как и положено, никто не читает. Вроде бы, принципы работы всем известны и как бы освоены – но сотрудники о них забывают. А еще – не пытаются вникать, в чем смысл того или иного действия, не делают различия между похожими по названию, но совершенно разными по содержанию процессами. Из-за чего возникают проблемы…
В итоге мне приходится чуть ли не в реальном времени снабжать своих подчиненных ссылками на инструкции, которые им необходимы в данный момент. Но оповещение сотрудников об изменениях в инструкциях и регламентах отнимает много времени и сил. Можно ли как-то упростить процесс?
Павел»
Павел, я вижу простое и изящное решение вашей задачи в бесплатном древовидном текстовом редакторе KeyNote. Познакомиться с его описанием, а также скачать англоязычную версию и русификатор можно здесь).
Попробуйте программу в работе. Поверьте, она очень эффективна при решении многих практических задач. В том числе, вы можете перенести с корпоративного портала производственные инструкции в KeyNote – и легко менять в этой программе структуру своей информационной базы, редактировать тексты отдельных инструкций, разделять их на части, объединять и др.
А теперь о том, как донести нужную информацию до сотрудников. В этом поможет функция создания «виртуальных веток» KeyNote. Опишу, как воспользоваться ею в русифицированной (на 90%) версии программы.
Для начала выберите в информационном дереве программы заметку с нужной инструкцией (разработчик программы называет заметки – nodes). Выделите заметку и выберите команду «Виртуальная ветка – Создать виртуальную» в меню правой кнопки мыши. Во всплывающем окне нажмите OK.
Появится окно создания файла, в котором вам нужно будет добавить к названию заметки расширение файла (*rtf, *.txt или *.html) и выбрать папку для его сохранения. При желании, вы можете положить этот файл хоть на «Рабочий стол» нужного вам сотрудника. 🙂 (Разумеется, сотрудник должен заранее «расшарить» целевую папку.) Содержание созданного rtf-файла будет полностью совпадать с содержанием связанной с этим файлом заметки в «Кейноте».
Когда же вам понадобится отредактировать инструкцию и сообщить об этом сотруднику – зайдите в KeyNote, внесите в связанную заметку нужные правки. Если сочтете необходимым, можете выделить измененные фрагменты цветными маркерами.
Затем нажмите на кнопку «Сохранить» в инструментальной панели программы. Rtf-файл на компьютере сотрудника мгновенно обновится (главное, чтобы компьютер сотрудника был подключен к сети). К слову, подобная синхронизация происходит автоматически после каждого автосохранения knt-файла (файла в «Кейноте», в котором вы работаете в данный момент). Периодичность автосохранения можно установить здесь: «Инструменты – Опции конфигурации – KeyNote files».
Вы можете внедрить на своем предприятии регламент, по которому каждый сотрудник будет обязан ежедневно проверять свою персональную рабочую папку и папку своего подразделения на наличие новых и обновленных файлов (что можно уточнить по дате создания/изменения файла в Проводнике Windows).
Вы также можете завершать каждую инструкцию контрольными вопросами – и обязать сотрудников присылать ответы по почте, например, в течение суток. Так вы убедитесь, что текст был прочитан и понят. 🙂
Процесс можно автоматизировать с помощью «Планировщика задач» Windows и скриптового языка VBScript (уверен, программисты вашего предприятия легко справятся с этой задачей). Вам останется создать на своем компьютере три группы папок для *.rtf-файлов. В первой будут храниться инструкции для всех служб, во второй – для отдельных служб, в третьей – для отдельных сотрудников. Программа будет следить за обновлениями файлов в этих папках – и рассылать оповещения соответствующим службам и сотрудникам.
P.S. Как улучшить информационную поддержку своих рабочих, самообразовательных, личных проектов? Как найти приложения, «заточенные» именно под ваши задачи? Как навести порядок в файлах, чтобы каждый находился «на расстоянии вытянутой руки»? Приходите к нам на курс «Порядок на компьютере»! Все, что мы там объясняем и подсказываем, вы тут же при нашей поддержке внедряете на своих цифровых устройствах.