Гуру в кармане

Исследования показывают: тот, кто умеет планировать свое время – успевает сделать почти вдвое больше дел при тех же затратах энергии, чем его «неорганизованные» коллеги. Однако далеко не всем удается превратить тайм-менеджмент в ежедневную привычку. Огромное количество людей не раз начинали вести бумажные ежедневники, заполнять онлайновые календари, составлять списки дел на смартфоне и т.д. И бросали – тоже не раз.

Тут уместно вспомнить опыт создания автоматизированных систем управления бизнесом. Ведущие разработчики таких систем стремятся не просто обеспечить учет движения ресурсов, но и «прошить» в своих системах передовые методики управления этими ресурсами. Например – концепцию Бережливого производства Lean production, систему синхронного планирования производства APS (Advanced Planning and Scheduling), метод управления качеством Six Sigma и др. Это значительно облегчает управленческую трансформацию предприятия: система автоматизации бизнес-процессов как бы «вынуждает» сотрудников действовать правильно – в соответствии с методикой.

Что-то подобное может произойти и с пользователем мобильного приложения для управления делами, если он наберется терпения и потратит некоторое время на поиски и тестирование подходящего решения.

К сожалению, это может оказаться непростой задачей: многие приложения для управления делами похожи друг на друга, как близкие родственники. Да, они могут отличаться цветовой палитрой или расположением кнопок – но иметь при этом практически идентичные возможности: календарь, списки дел, возможность организовывать задачи с помощью папок и/или тегов и т.п.

Это не страшно, если вы обладаете навыками самоорганизации, знакомы с различными системами тайм-менеджмента и сильно не страдаете прокрастинацией. Такой человек выстроит эффективную систему управления временем даже с помощью самого примитивного бумажного органайзера или мобильного приложения.

Но для многих из тех, у кого этих навыков недостаточно, попытки взять время под контроль часто заканчиваются неудачей. Ведь пустые ячейки календаря или незаполненные страницы списков дел – это как космический вакуум. Лети, куда хочешь, пиши, что хочешь. И никаких подсказок на полях от гуру тайм-менеджмента.

Проще всего заполнить эту пустоту оперативной текучкой. Возможно, первое время действительно станет меньше опозданий (на пустяковые совещания), начнут вовремя отправляться письма (не способные заинтересовать адресата), перестанут забываться семейные поручения (а вот эту перемену – сложно переоценить). Но общая картина дел – продолжит тонуть в мелочах, важные дела – откладываться, будущее – терять перспективу.

Выход – использовать инструменты, в которые заранее встроена та или иная методика управления делами. Которые будут вести пользователя, подсказывать правильный порядок действий. Станут для него своего рода «карманным гуру».

Познакомим вас с одним из кандидатов в «мобильные гуру».

My Effectivness

По признанию создателей этого бесплатного приложения для андроид-смартфонов, оно разрабатывается под воздействием книги Стивена Кови «Семь навыков высокоэффективных людей». Добавим, что чувствуется и определенное идейное влияние методики GTD (Getting Things Done, в переводе – «доведение дел до завершения») Дэвида Аллена.

Разработчики позиционируют My Effectivness как единственное приложение, помогающее понять: «Почему это надо сделать?», спланировать «Что делать?» и «Сделать это». Не рискнем подтвердить, что оно действительно единственное в этом роде: новые приложения появляются каждый день. Но то, что найти аналог будет сложно – это точно.

Установив приложение и переключившись в настройках на русский интерфейс, вы увидите на экране смартфона непривычную для подобных приложений картинку (см. скриншот главного окна My Effectivness).

Разработчики рекомендуют использовать при работе с My Effectivness следующий пошаговый алгоритм.

Начните с описания своей миссии: в чем вы видите смысл своей жизни, как собираетесь ее прожить. Не спешите: личная миссия – своего рода конституция, с которой вы будете сверять все свои действия. И всегда возвращайтесь на страницу «Моя миссия» для корректировок, если почувствуете, что ваша картина мира и глобальные планы изменились.

Затем визуализируйте в виде кругов забот препятствия на пути к успеху, а в виде кругов влияния – все, что вы можете изменить. Кстати, начав тему кругов влияния в книге «Семь навыков высокоэффективных людей», Стивен Кови продолжил ее в совместной с Дженнифер Колосимо работе «Правила выдающейся карьеры». Если в двух словах, гуру рекомендует действовать проактивно, не дожидаясь пока проблемы сделают свое черное дело. И всю свою энергию вкладывать в расширение «круга влияния», вместо того, чтобы расходовать ее на преодоление препятствий из «круга забот». При этом все необходимые ресурсы для успеха человек может найти именно в круге влияния.

Чтобы добиться ясности в мышлении и делах, важно определить роли, которые вы играете в разных ситуациях: коллега, родитель, супруг и т.д. Ведь у каждой роли – свой сценарий. Если их не разделять и не анализировать – жизнь становится запутанной. Каждую роль в приложении My Effectivness можно визуализировать с помощью фотографии или символического рисунка.

После этого определите для каждой роли краткосрочные и долгосрочные цели, которых вы хотите достичь в данной ипостаси. Часто многие наши дела – это полуавтоматическая реакция на внешние раздражители, никак не связанная с нашими собственными целями. Фокусируясь на целях, мы можем выбирать из возможных действий те, что действительно приближают нас к важным вещам. Каждую цель вы можете периодически анализировать и уточнять, отвечая на вопросы: «Для чего вы хотите это сделать? Какой ожидаемый вами результат? Какие шаги надо предпринять?»

Затем задайте действия для достижения каждой цели. Пользователь приложения может каждый раз выбирать один из трех типов действий: простое одношаговое действие, чек-лист либо древовидный проект, состоящий из множества поддействий.

На странице «Все По Порядку» вы можете сортировать действия между четырьмя квадратами матрицы Эйзенхауэра. В первом – важные и срочные дела, во втором – важные, но не срочные, в третьем – срочные, но не важные, в четвертом – не срочные и не важные. Каждому действию можно присвоить приоритет (A, B, C, D, E, F, !!, Сейчас!), а также назначить напоминание, которое сработает в заданный день и час.

Наконец, мы добрались и до встроенного календаря. Но теперь действия не повиснут в нем неопределенными пузырями космической невесомости. Привязанные к каждому действию пометки о ролях и целях и цветной маркер приоритета легко вызовут в памяти все предыдущие этапы работы и напомнят о вашей миссии.

Приложение обладает и другим возможностями. Например, действия в нем легко фильтровать по дням, целям, ролям. Лучшие действия можно сохранять в разделе «Достижения». Мысли, идеи, заметки – записывать во встроенном приложении. И все накопленные данные – синхронизировать с другими устройствами через Google Drive.

А еще в My Effectivness встроен аналог знаменитой техники Pomodoro. Называется Workodoro. В любой момент вы можете запустить таймер на 25 минут – и интенсивно поработать над кусочком своего проекта, не отвлекаясь ни на секунду на посторонние дела.

В общем, есть все, чтобы со временем стать мастером управления временем, даже если вы начнете с нуля.

А если вы хотите стать мастером в управлении личными информационными потоками – записывайтесь на наш онлайновый курс «Порядок на компьютере»! Мы поможем вам навести порядок в документах и заметках на всех ваших устройствах и содать эффективную систему информационной поддержки ваших рабочих и самообразовательных проектов.

© Юрий Смирнов, Hypertext.by