Как автоматизировать хранение фотографий

Перед вами сокращенный перевод гостевой публикации в блоге Zapier.сom, подготовленной сертифицированным экспертом по упорядочению фото. Ее професссия – помогать клиентам приводить в порядок коллекции фотографий (в основном, цифровых): на такую услугу в странах “золотого миллиарда” уже есть устойчивый спрос. Главное, что можно позаимствовать из профессионального опыта эксперта – осознанное отношение к информационному потоку, который вы инициируете, и умение выбирать подходящие сервисы для избавления от рутины.

Понятно, что гостевой пост для Zapier.соm (мэшап сервиса, настраивающего автоматизированные последовательности действий) могла написать именно его лояльная пользовательница. По отзывом, сервис действительно очень удобный, но его бесплатный тариф заканчивается слишком быстро. В качестве альтернативы можно попробовать полностью бесплатный аналог Ifttt.com. А о трудностях, возникающих при настройке ваших фотоворонок, задать вопрос экспертам “Гипертекста”.

Воронки для фото: как управляет своим фотоархивом профессиональный эксперт по упорядочению Кэролайн Гунтур (Caroline Guntur)

Где хранятся ваши цифровые фотографии?

Если задать этот вопрос, вы, скорее всего, назовете смартфон и, возможно, один или два облачных сервиса, куда фото с него перебрасываются. Вероятно, упомянете ваш компьютер и вспомните, что у вас есть ленты в фейсбуке и инстаграме, где вы что-то время от времени размещаете. Наверное, несколько фото лежат на планшете или на старом комьпютере, где их оставили, когда перебирались на современный ноутбук. А потом вас еще осенит, что есть несколько флешек, а где-то в коробке лежат СD c фотографиями.

Знакомая картина?

Соременные фотоархивы разбросаны по многочисленным девайсам, социальным сетям и облачным хранилищам. У множества людей опускаются руки при виде этих фотозавалов.

Хорошая новость: эту ситуацию можно изменить. Можно перестроить процесс работы с фото так, что все изображения будут упорядочиваться автоматически, с небольшими усилиями с вашей стороны. Драгоценные воспоминания будут попадать в специально предназначенное для них место, откуда их легко извлечь и где их легко сохранить для потомков.

Настройте новый рабочий процесс

Упорядочение фото — это постоянная битва со временем. Ведь поток изображений надо постоянно обслуживать.

Цифровой фотоцентр и воронки фотографий, о которых я хочу рассказать, минимизируют время, затрачиваемое на перемещение изображений из одного места в другое.

Автоматические воронки помогут объединить фотографии в одном пространстве, чтобы хранить свои воспомнинания в полной безопасности.

Ваш цифровой фотоцентр (ЦФЦ)

Базовые принципы упорядочения предполагают хранение подобного с подобным и создание безопасных “домов” для наших вещей – так, чтобы всегда знать, куда их класть. Упорядочение фото ничем не отличается. Если у вас есть фото, разбросанные по многим местам, вы легко забудете путь к какой-то части архива, а то и потеряете ее.

Чтобы справиться с этой проблемой, нужно построить “дом”, где будут жить все ваши фото. Это и есть ваш цифровой фотоцентр, база для вашего рабочего потока. Каждая ваша фотография, независимо от происхождения, должна в какой-то момент проходить через ваш ЦФЦ. В этом хранилище вы сможете найти фото, чтобы напечатать его или поделиться с кем-то, и это тот самый архив, который подходит для регулярного бэкапа. Если выбирать одно-единственное действие, которое позволит надежно защитить фотографии – им и будет сбор всех фотографий в одном хранилище.

Опишите ваш цифровой фотоцентр (ЦФЦ)

За последние несколько лет я наблюдала за выбором многих клиентов и пришла к выводу, что в идеале ЦФЦ должен быть папкой на главном рабочем компьютере или на специальном внешнем жестком диске. Я также разработала набор критериев, которые помогают выбирать лучшие варианты моим клиентам.

Вот признаки идеального хранилища изображений:

1. У него единственное назначение

А именно – хранение воспоминаний. Там могут быть фото, домашнее видео, письма и другие памятные файлы. Но их не нужно смешивать с рабочими документами и с музыкальной библиотекой. Храните подобное с подобным.

2. Оно создано специально

ЦФЦ – это место, которое вы специально выбрали для ваших фотографий, а не ресурс, случайно оказавшийся под рукой. Стоит потратить немного времени, чтобы понять, в каком хранилище больше всего смысла именно для вас.

3. Оно всегда доступно

Вы не должны платить за доступ к собственным фото. Библиотека с оригиналами должна быть в вашем распоряжении тогда и там, где вы этого хотите. Вот почему я никогда не рекомендую облачные сервисы в качестве цифрового фотоцентра: если вы теряете доступ к интернету, вы теряете и доступ к фото.

4. Оно вместительное

У вашего ЦФЦ должен быть большой объем, ведь он собирает в одном пространстве все, что у вас есть. Нужно принять в расчет текущую цифровую фотоколлекцию, те фото, которые вы хотите отсканировать и те фотовоспоминания, которые придут в вашу жизнь в обозримой перспективе. Хорошее правило: оценить ваш текущий фотозапас и удвоить количество гигабайт.

5. Оно долговечное

Если вы размещаете фотоцентр на своем компьютере,  не нуждается ли компьютер в апгрейде? Если это внешний диск, не слишком ли он старый?

Если вы собираетесь покупать внешний жесткий диск, рекомендую, чтобы он был защищен от воды, ударов и царапин. Если есть защита от огня, еще лучше. Он не должен пострадать от мелких домашних катастроф, включая вызыванные детьми и домашними питомцами. Хорошее правило при покупке внешних дисков – искать модели с длительной гарантией (3 и более года). И при этом помнить – в конце концов выходит из строя любой диск, поэтому план резервного копирования необходим.

6. Оно предсказуемое

Хотя бы наиболее предсказуемое из возможного. Предсказуемость – это то, в чем внешние сервисы всегда проигрывают. А если его владельцы уйдут из бизнеса? Или если условия использования изменятся – например, вам станут позволять загружать только по одному фото за раз? Когда вы выбираете локальный диск для ЦФЦ, фактор непредсказуемости уменьшается наполовину. Облачные хрнилилища прекрасны, но только для бэкапа.

Согласно этим критериям, лучший ЦФЦ для большинства людей – папка на локальном или внешнем жестком диске которая периодически копируется на другие ресурсы, включая облачные хранинилща.

Порядок действий

• Подсчитайте, сколько места нужно для всей вашей фотоколлекции, разбросанной по компьютеру, планшету, телефону, социальным сетям и т.д./li>
• Удвойте полученную цифру и затем выделите для нее пространство на вашем жестком диске или купите новый, который станет вашим цифровым фотоцентром.

Детализация рабочего прцесса

После того, как у вас будет защищенное хранилище для цифровых фото, запишите, откуда приходят ваши фотографии, чтобы направить их в новый дом с минимальными усилиями. Вы также должны выяснить, куда они уходят дальше. Что вы хотите делаеть с фотографиями? Делиться с членами семьи? Создавать фотокниги?

Мне нравится использовать шаблон рабочего процесса, чтобы помочь клиентам визуализировать, как их фотографии перемещаются с одного этапа на другой. Ваш рабочий процесс определяется тем, какие устройства у вас есть и какие сервисы вы используете. Но общая идея одинаковая: когда есть четко определенные входящие и исходящие, можно улучшить и автоматизировать процесс.

Сбор “входящих”

Первое, на что нужно обратить внимание – откуда приходят фотографии. Зафиксируйте все возможные источники, задействованеные раз в месяц или чаще.
Для большинства людей основной источник – смартфон. Но есть и другие. Обычный фотоаппарат, социальные сети, вложения из писем. Мои близкие из-за границы часто шлют мне фотографии по электронной почте, а также публикуют в фейсбуке фото, котоые мне хотелось бы иметь в своей коллекции. В ваших отношнениях с фото тоже есть некий сценарий, и зная его, можно понять, как эти фотографии попадут в ваш ЦФЦ с минимальными усилиями.

Порядок действий:
Перечислите источники, из которых чаще всего появляются ваши фоторафии.

Описание “исходящих”

Прежде чем решить, как упростить сбор входящих, обратите внимание и на исходящие. Где завершается путь ваших фото? ЧТо вы делаете с фото, попавшими в ваши коллекции? Вы делитесь ими с другими людьми? Если да, то с кем, как и когда? Вы созадете фотокниги? Вы загружаете фото для заказа отпечатков? Идентифицируйте ваши исходящие так же, как прежде описали входящие. Тогда можно задуматься, как дать им попасть по назначению за минимально возможное количество шагов.

Часто у людей нет никаких исходящих. Причина этому – фотографий слишком много и они настолько разбросаны, что сложно сделать с ними хоть что-то. Исправить это можно только после того, как ваши фотографии будут упорядочены в вашем цифровом фотоцентре. Если вы знаете, где лежат фотографии, ими проще делиться и получать удовольствие.

Порядок действий:
Перечислите сайты и социальные сети, с помощью которых вы распространяете фото

Автоматизируйте рабочий процесс

Когда вы четко понимаете, откуда приходят ваши фото и куда уходят, вы можете упростить процесс с помощью правил автоматизации. Для этого я использую Zapier: с ним интегрируется обширный список сервисов.

Как найти общий знаменатель?

Предположим, вы поняли, что ваши основные источники фотографий:

• смартфон,
• фейсбук,
• инстаграм,
• Gmail.

Как собрать эти фотографии автоматически? Вам нужен самый короткий и простой маршрут для фото, который освободит вас от рутинной работы.

Иногда нет способа автоматически загрузть фото на личный компьютер: сначала приходится направить их в облачное хранилище (например, Dropbox). Они собираются в одном пространстве, а оттуда вы их импортируете в свой ЦФЦ.

Поместите фотографии в ваш ЦФЦ со смартфона

Если фотоцентр находится на домашнем компьютере, можно импортировать фото напрямую, подключив телефон по беспроводной сети, с помощью USB-кабеля или используя сервис импорта приложений облачного хранилища (например, Dropbox, Google Drive и OneDrive).

Порядок действий

• Узнайте, есть ли в вашем облачном хранилище приложение для смартфона (у большинства есть).
• Изучите настройки опции «автосинхронизация по Wi-Fi» и позвольте приложению обмениваться данными с папкой вашей камеры.
• Запустите приложение, чтобы синхронизировать ваши фотографии. Приложение автоматически скопирует фотографии в облачное хранилище.

Переместите фотографии в папку камеры из внешних приложений

Если вы получаете фотографии из таких приложений. как Snapchat или Whatsapp, то в настройках приложения можно указать, чтобы фото из них автоматических сохранялись в папке вашей камеры. Как только они оказываются там,  они могут перемещатьвя в облако и на другие устройства вместе с фотографиями, которые вы сделали с помощью телефона.

Переместите фото из фейсбука в Dropbox

Для меня фейсбук — еще один крупный источник фото, следующий за айфоном, поэтому автоматизация этого пути поступления изображений крайне важна.

Я участвую в нескольких группах по семейной истории, где собрались родственники, разбросанные по всему миру, чтобы обмениваться фотографиями общих предков. Туда часто попадают фото, которые я хотела бы хранить в моем фотоцентре. Не всегда доступно самое лучшее качество фото, но на практике “достаточно хорошее” иногда лучше идеального.

Я использую Zapier, который автоматически копирует фото из группы фейсбука в папку на Dropbox. Чтобы сделать что-то подобное, войдите в аккаунт  или зарегистрируйтесь на этом сервисе и затем повторите следующие шаги, создавая зап (специально установленную автоматическую связь приложений – прим. переводчика).

1. Выберите «Facebook Groups» как триггерное приложение.
2. В следующем окошке выбирайте “show less common options», а затем «New Photo» как триггер.
3. Войдите в аккаунт фейсбука.
4. Выберите группу, чьи новые фото выхотите получать. Заметьте, что подобное действие доступно только администраторам группы.
5. Следуйте подсказкам, чтобы протестировать триггер. У вас должно быть хоть одно фото, добавленное в группу, чтобы триггер заработал.
6. Теперь выбирайте Dropbox как приложение для действия.
7. В качестве действия выберите загрузку файла.
8. Войдите в аккаунт Dropbox.
9. Создайте шаблон, выбав папку, куда вы хотите сохранить фотографии (эта папка должна быть заранее создана в Dropbox). Выберите изображения в качестве типа файлов. Прочие настройки оставьте по умолчанию.
10. Нажмите “продолжить” и проверьте этот шаг.

После этого можно дать имя вашему запу и сохранить его. С этого момента новые фото, отправляемые в вашу группу, будут автоматически сохраняться в папку на Dropbox. Вместо Dropbox  вы можете выбрать другой облачный сервис, например Google Drive.

Похожим образом можно настроить автоматические воронки для перемещения фото из инстаграм (где можно добавить выбор тегов для поиска подходящих фото) и для копирования вложений из писем на gmail.

Альтернативное решение

Если вы предпочитаете прямое, без испольования облака, перемещение фото с различных устройств  в цифровой фотоцентр, в качестве альтернативы можно предложить специализированные программы для систематизации фото. Они не решают всех проблем консолидации, но значительно упрощают многие из них.

Я рекомендую Mylio: это приложение вы можете испольовать для синхронизации фото на многих девайсах, включая телефон. При желании, здесь можно поддерживать свое облако для импрорта фотографий из фейсбука. Это единственное известное мне приложение, которое позволяет импортировать фотографии с высоким разрешением с вашего телефона и одновременно сохранить на смартфоне изображения с низким разрешением. Это означает, что вы можете носить с собой всю вашу библиотеку фотографий, используя только часть пространства для хранения, которое фото могли бы занимать. Такая особенность делает Mylio идеальным решением для тех, кто в пути.

Теперь вы можете консолидировать все потоки фоторафий?

Настройка воронок для фото – не самая простая задача. Но результат ее выполнения сэкономит вам много времени. Использование правил автоматизации не устраняет необходимость в редактировании и организации, но помогает собрать все в одном хранилище, избавляя от одного из главных источников разочарований для любителя фото.

Ваш рабочий процесс со временем может измениться: появятся новые устройства или новые учетные записи. Но помнить о возможностях воронок для фото всегда полезно. Ведь именно они они помогают быстро и эффективно импортировать фотографии в ваш фотоцентр.

Поэтому прямо сейчас выберите дату в календаре, когда вы сможете собрать свои фотографии в цифровом фотоцентре. И пока она приближается, спросите себя: как консолидировать свои потоки фото наилучшим образом.

Перевод Марины Куновской, Hypertext.by. Оригинал здесь.

P.S. Если вас вдохновила идея, предложенная автором текста и вы взялись за ее воплощение, то наверняка скоро поймете: вам нужен не просто единый фотоархив, но фотоархив упорядоченный. Создание его структуры – отдельная задача. Решить ее вы можете с помощью нашего онлайн-курса “Порядок на компьютере”.