Эту статью я написал по предложению Вадима Бугаева, создателя дружественных проектов, посвященных активному чтению и работе с информацией. Закрытая часть статьи будет доступна в декабре с.г. участникам онлайн-курса Вадима Бугаева «Чтение для практики» и подписчикам его блога «Как работать с информацией для практической пользы». Кстати, рекомендуем оба проекта! А открытая часть доступна и читателям «Гипертекста»: вы можете прочесть ее ниже.
Наверняка у вас есть некая личная система информационной поддержки ваших рабочих и самообразовательных проектов. Даже если вы об этом не задумывались.
Ведь у каждого на компьютере или смартфоне имеется хотя бы одна папка с рабочими документами или электронными книгами по разным областям знаний. Это уже инструмент работы с информацией.
Есть и некий порядок работы с этими документами (например: «Прочесть и выбросить – либо передать коллеге»). Это уже метод работы с информацией.
Инструмент + метод – это уже система.
Разумеется, система среднестатистического пользователя (не говоря о продвинутом) – гораздо сложнее. Нередко она включает в себя несколько компьютерных и мобильных устройств, десятки настольных приложений и облачных сервисов + множество пошаговых сценариев обработки информации.
Но система может быть сложной – и при этом неэффективной. Так, кстати, часто и бывает. И это даже хуже простой и неэффективной системы.
А давайте протестируем вашу личную систему!
Просто оцените, можете ли вы принять на свой счет следующие утверждения:
1. Я придумал такие правила наполнения и очистки моей информационной базы, что в ней всегда хранится только то, что важно и нужно для моих проектов.
2. Я так продумал структуру хранения информации, что теперь любой документ или факт доступен мне буквально на расстоянии вытянутой руки.
3. Так же легко и быстро я могу собрать с самых разных устройств и облаков исчерпывающий комплект материалов для решения конкретной задачи.
4. Мои коллеги (партнеры, клиенты) считают меня человеком, предоставляющим точную информацию вовремя и в полном объеме.
5. Я знаю, как быстро изменить структуру и содержимое своих информационных хранилищ, как только изменятся мои задачи. Это позволяет мне справляться с новыми задачами так же легко, как я справлялся со старыми.
6. Мне всегда хватает времени и сил на вдумчивый анализ информации и творческое применение его результатов.
7. Рутинные операции с информацией отнимают минимум времени и организованы так, что периодически становятся источником новых идей.
8. Операции с информационной базой продуманы так, чтобы я попутно выявлял ошибки в своей картине мира, избавлялся от когнитивных искажений, противостоял фейкам, манипуляциям и пропаганде.
9. Материалы моей базы помогают мне создавать новые идеи, концепции, проекты.
10. Моя база помогает мне принимать правильные решения и создавать успешные продукты, которых нет у конкурентов.
Итоги теста
За каждое утверждение, по поводу которого вы можете сказать: «Это про меня», – вы получаете одно очко. Если вы заработали:
- от 8 до 10 очков – значит, вам удалось создать практически безупречную систему поддержки своих проектов. Только не забывайте обновлять ее при изменении ваших задач!
- от 4 до 7 очков – вам есть что улучшить прямо сейчас. Экспериментируйте, пробуйте новые методы и приложения, изучайте опыт других пользователей. Тонкая настройка вашей системы под специфику текущих задач ускорит ваши информационные процессы, улучшит использование накопленного опыта, освоение новых знаний, принятие решений и генерацию идей, которые облегчат ваш путь к успеху.
- от 0 до 3 очков – ваша система, скорее, не помогает, а вредит вам. Файлы теряются, клиенты и коллеги обижаются, идеи забываются, время уходит в песок. Возможно, есть смысл заново построить свою систему с нуля. Прибавка в скорости работы вас впечатлит: отдельные процессы могут ускориться в разы. Вы освободите свой мозг от рутины и груза информационных завалов, станете гораздо меньше уставать, нащупаете варианты решения старых проблем, откроете множество новых возможностей.
С чего начать?
Возможно, вы сейчас сами ищете способ улучшить свою личную информационную систему. Этому практически никого из нас не учили ни в школе, ни в вузе, ни на работе.
Тем не менее, по моим наблюдениям, примерно каждому пятому пользователю удается со временем самостоятельно создать систему своей мечты. Этих людей отличает тяга к экспериментам и тестированию различных программ, сервисов, «фишек» от более опытных юзеров. Двигаясь путем проб и ошибок, они на каждом шаге понемногу улучшают свою информационную систему.
Ниже я дам несколько рекомендаций для тех представителей пользовательского большинства, которые тоже были бы не прочь немного поэкспериментировать – но при этом хотят быть уверены, что смогут создать информационную систему своей мечты не за нескольких лет, а… ну, хотя бы, за несколько месяцев.
Что такое процесс «пересборки информации»? И как вам поможет его анализ?
Одно из ключевых понятий в нашей методике управления личными информационными потоками Little Data – пересборка информации.
Что делают люди, создавая тот или иной информационный продукт (будь то деловое письмо, управленческое решение, бизнес-план, аналитическое исследование, научная статья, политический памфлет, книга нон-фикшн, новость в СМИ, пост в блоге, рекламный текст и так далее)?
По сути, все они выполняют одни и те же информационные процессы, просто в разной последовательности, разной продолжительности, в разных объемах.
Всем нам для проверки своих гипотез, обоснования идей, реализации планов приходится периодически извлекать недостающие данные из наблюдений, экспериментов, воспоминаний, разговоров со знающими людьми, внешних цифровых и бумажных источников, а также личных архивов. А затем – собирать эти данные в новую уникальную конструкцию, чтобы повлиять нужным образом на нужных нам людей (подчиненных, коллег, партнеров, клиентов, подписчиков, избирателей и так далее).
Это и есть пересборка информации.
Пересборка – очень практичный, инструментальный термин.
Если вы поймете, какие этапы пересборки проходит информация при выполнении конкретной задачи – вам будет гораздо проще подобрать эффективный инструмент для каждого этапа.
Что влияет на пересборку
Разные люди по-разному пересобирают информацию в одной и той же ситуации. Один и тот же человек по-разному пересобирает информацию в разных ситуациях.
На наш текущий способ пересборки влияют две вещи.
Во-первых – наш способ мышления.
Мы проводили на наших семинарах показательный эксперимент – предлагали всем участникам прочесть один и тот же текст. Затем каждый должен был выбрать из текста самое значимое по его личному мнению – и нанести на ментальную карту.
Все рисовали разные карты. Любые две положенные рядом карты отличались друг от друга полностью либо частью элементов (центральным узлом, количеством основных и дочерних веток, их содержанием, цветовым оформлением).
Люди – фокусируются на разном и отбрасывают разное. Причина очевидна: наши фильтры восприятия настраиваются (и постепенно перенастраиваются!) в соответствии с нашими знаниями, жизненным и профессиональным опытом, системой ценностей и приоритетов.
Кстати, вы можете повторить наш эксперимент с пользой для себя.
Предлагаю два способа:
1. Столкнувшись с какой-то важной для вас проблемой, попробуйте зарисовать ее структуру и способы решения на ментальной карте. Сохраните карту в архив – и достаньте через год. Я почти уверен, что вы будете поражены, насколько изменится за это время ваше понимание проблемы, ваше эмоциональное отношение к ней, ваше видение возможностей и рисков. Вы можете завести для подобных карт отдельную папку – и они станут своего рода вехами перемен в вашем мышлении.
2. Когда ваша команда столкнется со сложной проблемой – предложите коллегам, чтобы каждый зарисовал ее структуру и способы решения на своей отдельной ментальной карте. Затем, как говорится, «положите карты на стол»! Сравните, чем они отличаются – и чем похожи. Это даст вашей команде много пищи для обсуждения. Возможно, вы сумеете определить, где у кого имеются «слепые пятна» в видении проблемы, кому не хватает для ее решения тех или иных знаний, кто использует неработающие в данном случае шаблоны мышления, кто, возможно, стал жертвой фейка и так далее. Это поможет не только совместить ваше видение и общими усилиями нарисовать «идеальную» карту – но и правильно распределить между собой действия по решению проблемы. К слову, нам будет приятно, если вы упомянете коллегам нашу методику Little Data. 🙂
Во-вторых, на способ пересборки влияют уникальные особенности задачи, которую мы решаем в данный момент.
В этом интересном месте, как говорили в старые добрые времена пользователи «Живого журнала», приглашаю интересующихся «под кат». Как я уже говорил в начале статьи, прочесть ее окончание вы сможете, став подписчиками одного или обоих проектов Вадима Бугаева.
Вы также можете развить навык пересборки информации на нашем курсе «Порядок на компьютере»! Мы поможем вам навести идеальный порядок в данных на всех устройствах, а также собрать эффективную цепочку обработки информации из приложений и сервисов, которые лучше других подходят для ваших уникальных задач.
Можете рассчитывать на учебный материал высокого качества и нашу заинтересованную практическую поддержку ваших усилий.